Het kantoorhandboek

31 januari 2012: Update kantoorhandboek

Vanaf vandaag is weer een update van het kantoorhandboek beschikbaar.
Klik hier voor de laatste update waarin u informatie aantreft over hoe u deze in uw kantoorhandboek kunt verwerken.

31 mei 2011: Update kantoorhandboek

In verband met de Verordening op de nummerherkenning die op 1 april 2011 is aangenomen, is vanaf vandaag een update van het kantoorhandboek beschikbaar.

In de pdf vindt u meer informatie over hoe u de update in uw kantoorhandboek kunt verwerken.

Het kantoorhandboek is een online applicatie waarin kantoorprocedures worden vastgelegd. In de Verordening op de vakbekwaamheid staat dat de advocaat moet beschrijven hoe hij aan diverse artikelen uit die verordening voldoet. De manier waarop hij dit doet is vormvrij. De Algemene Raad heeft een basis-kantoorhandboek ontwikkeld voor advocaten die daar in deze vorm gebruik van willen maken.

Mogelijkheden kantoorhandboek
Het kantoorhandboek biedt de mogelijkheid om procedures vast te leggen conform de Verordening op de vakbekwaamheid. Het kantoorhandboek is gevuld met voorbeeldprocedures. Dit zijn beschrijvingen van hoe u zaken zou kúnnen vastleggen. Van u wordt verwacht dat u de voorbeeldprocedures aanpast aan de situatie bij u op kantoor. Zo is voor medewerkers van uw kantoor inzichtelijk hoe bepaalde procedures binnen het kantoor verlopen.

Als de video niet duidelijk op uw computer afgespeeld kan worden, bel dan met Syslogic, tel. 033-245 9696.

Beschikbaarheid kantoorhandboek
Het kantoorhandboek wordt geleverd via Scienta van Syslogic. Scienta is een online applicatie voor het vastleggen, beheren en publiceren van handboeken. Syslogic is een leverancier met ruime ervaring bij advocaten, notarissen, accountants en gerechtsdeurwaarders. Voor meer informatie over Syslogic zie www.scienta.nl. De Nederlandse Orde van Advocaten heeft een zeer scherpe prijs bedongen voor het kantoorhandboek. Om de prijs voor advocaten zo laag mogelijk te houden, hebben wij gekozen voor een ‘basis’-handboek. Het handboek is met name bedoeld voor het vastleggen van procedures, en met name geschikt voor de kleinere tot middelgrote kantoren. Het aantal gebruikers is gemaximaliseerd op vijf.

Wij raden u aan na te gaan of dit handboek geschikt is voor uw kantoor, of dat wellicht een ander handboek, of een andere manier van vastlegging meer past bij uw organisatie. Op deze pagina vindt u onder 'voorbeeld' een video van het kantoorhandboek. Ook wijzen wij u er op dat het niet verplicht is om het kantoorhandboek af te nemen; zoals vermeld in de Verordening op de vakbekwaamheid is de manier van vastlegging vormvrij.

Toepassing kantoorhandboek

Het kantoorhandboek is gevuld met voorbeeldprocedures die aangepast moeten worden aan uw eigen situatie. U dient het kantoorhandboek immers kantoorspecifiek te maken. Verder is er in het handboek een aantal voorbeeldmodellen opgenomen, die u ook kunt aanpassen. Zo is voor medewerkers van uw kantoor inzichtelijk hoe bepaalde procedures binnen het kantoor verlopen. Het kantoorhandboek kan ook handig zijn voor nieuwe medewerkers die via het kantoorhandboek bekend raken met de procedures van het kantoor.

Toezicht
In het kader van het toezicht vermelden wij voor de duidelijkheid dat als u dit kantoorhandboek aanschaft, dit niet automatisch wil zeggen dat u aan de vereisten uit de Verordening op de vakbekwaamheid voldoet. Het handboek biedt mogelijkheid om u tegenover de deken te verantwoorden; of u voldoet kan uiteindelijk alleen de deken bepalen. De inhoud van het kantoorhandboek is met grote zorgvuldigheid samengesteld. De Nederlandse Orde van Advocaten is op geen enkele manier aansprakelijk voor aanpassingen aan de inhoud van het kantoorhandboek door het kantoor, of voor gevolgen van het gebruik van de inhoud van het kantoorhandboek en het gebruik van de applicatie voor het kantoorhandboek, Scienta.  

Functionaliteiten
Het (basis) kantoorhandboek bevat de volgende functionaliteiten:

• mogelijkheid tot vastlegging van kantoorprocedures voor wat betreft de onderwerpen die worden genoemd in de Verordening op de vakbekwaamheid
• er is ruimte voor 5 gebruikers, waarvan 1 beheerder
• mogelijkheid om het handboek per artikel naar Word te exporteren en te printen
• mogelijkheid om modellen te vullen en naar Word te exporteren
• mogelijkheid om wijzigingen aan te brengen (door de beheerder)
• mogelijkheid om links naar het eigen interne netwerk in het handboek op te nemen
• mogelijkheid om, los van de artikelen, een aantal documenten in het handboek te uploaden (maximaal 5 MB/ maximaal 10 documenten)
• technische ondersteuning door de helpdesk van Syslogic (binnen kantooruren)

Bestellen, leverancier en kosten

De kosten voor het gebruik van het kantoorhandboek bedragen € 225,- per kantoor per jaar exclusief BTW. U kunt het kantoorhandboek direct bij Syslogic bestellen. Het kantoorhandboek wordt geleverd via Scienta van Syslogic. Scienta is een online applicatie voor het vastleggen, beheren en publiceren van handboeken. Syslogic is een leverancier met ruime ervaring bij advocaten, notarissen, accountants en gerechtsdeurwaarders. Voor meer informatie over Syslogic zie www.scienta.nl

Om het kantoorhandboek te bestellen klikt u hier en vult u het bestelformulier in.

Copyright
De inhoud die door de Nederlandse Orde van Advocaten in het kantoorhandboek is gezet, is auteursrechtelijk beschermd en blijft eigendom van de Nederlandse Orde van Advocaten. Die inhoud mag niet geheel noch gedeeltelijk worden verveelvoudigd, gekopieerd, of gereproduceerd, behalve voor gebruik binnen het kantoor dat het kantoorhandboek heeft aangeschaft.

Contact

Voor vragen over de informatie op deze website en voorbeeldprocedures, neem contact op met de Helpdesk van de Nederlandse Orde van Advocaten, tel. 070-335 3554, e-mail: helpdesk@advocatenorde.nl.
Voor verkoopinformatie, functionaliteiten en technische ondersteuning bij het gebruik van het kantoorhandboek kunt u contact opnemen met de helpdesk van Syslogic via e-mail: support@syslogic.nl, of tel. 0900 - 222 44 46 (25 cent per minuut).

Vraag en antwoord

Heeft u vragen over het kantoorhandboek. De meestgestelde vragen worden hier beantwoord:

Werkt het kantoorhandboek ook op Apple computers?

Dit ligt aan de browser die u gebruikt. Het kantoorhandboek werkt op alle moderne browsers en platformen. (Chrome, Firefox, Safari en Internet Explorer, etc.)

Is het verplicht om het kantoorhandboek dat de Algemene Raad heeft ontwikkeld af te nemen?

Het is niet verplicht om dit kantoorhandboek af te nemen. In de Verordening op de vakbekwaamheid staat dat de advocaat geacht wordt te beschrijven hoe hij aan het bepaalde in diverse artikelen uit de Verordening op de vakbekwaamheid voldoet, en dat de manier waarop dit gebeurt vormvrij is. U kunt het door de Algemene Raad ontwikkelde handboek afnemen, maar u kunt ook voor een ander handboek, of een andere manier van vastlegging kiezen.

Wat kost het kantoorhandboek mij?

De kosten voor het gebruik van het kantoorhandboek bedragen 225 euro per kantoor per jaar exclusief BTW.

Is een ‘basis’-kantoorhandboek voldoende voor mijn kantoor?

Dit kunt alleen u beslissen. Het kantoorhandboek dat door de Orde is ontwikkeld, is met name bedoeld voor het vastleggen van procedures conform de Verordening op de vakbekwaamheid. De onderwerpen uit die verordening komen uitgebreid in het handboek aan bod. Het handboek behandelt echter niet ‘alle onderwerpen die voor een advocatenkantoor relevant kunnen zijn’. Zo bevat het handboek bijvoorbeeld geen hoofdstuk over personeelsmanagement, marketing & communicatie, overlegstructuur e.d. Of het handboek van de Orde voldoende is voor uw kantoor is geheel afhankelijk van het doel dat u met een kantoorhandboek voor ogen hebt. Er zijn uitgebreidere handboeken op de markt.

Wie krijgt er inzage in mijn kantoorhandboek? (Lokale deken, Belastingdienst etc.)

U bepaalt wie er inzage in uw kantoorhandboek krijgt. U zou het kantoorhandboek kunnen gebruiken voor de verantwoording in het kader van de CCV. Mocht u bijvoorbeeld in de jaarlijkse steekproef vallen, dan kunt u het handboek aan de toezichthouder doen toekomen.

Krijg ik een fysiek exemplaar van mijn kantoorhandboek?

Het kantoorhandboek is een online applicatie. De applicatie leent zich er bij uitstek voor om online bewerkt en geraadpleegd te worden. U krijgt geen fysiek exemplaar van het handboek. Wel kan elk afzonderlijk artikel uit het kantoorhandboek geprint worden. 

Kan ik mijn kantoorhandboek wijzigen?

Het is juist noodzakelijk dat u uw kantoorhandboek wijzigt. De Orde heeft voorbeeldprocedures in het handboek gezet. Dit zijn beschrijvingen van hoe u zaken zou kúnnen vastleggen. Het is de bedoeling dat u het kantoorhandboek aanpast naar uw eigen situatie, zodat in uw kantoorhandboek wordt beschreven hoe procedures op uw kantoor zijn vastgelegd.

Krijgt de Orde ook een exemplaar van mijn kantoorhandboek?

Het kantoorhandboek wordt beschikbaar gesteld via Scienta van Syslogic. Scienta is een online applicatie voor het vastleggen, beheren en publiceren van handboeken. Het kantoor neemt het kantoorhandboek rechtstreeks bij Syslogic af. Het kantoor sluit hiervoor een directe overeenkomst met Syslogic; de Orde heeft hier verder geen bemoeienis mee. De Orde heeft alleen de content van het kantoorhandboek (de voorbeeldprocedures/modellen) geleverd.

Is het kantoorhandboek inzichtelijk voor alle werknemers binnen het kantoor?

Er is ruimte voor 5 gebruikers, waarvan 1 gebruiker ook beheerder is. Het kantoorhandboek is een ‘basis’-handboek, en met name geschikt voor het vastleggen van procedures. Eventueel kan er van elk artikel uit het kantoorhandboek een print in Word gemaakt worden.

Voldoe ik met de aanschaf van het kantoorhandboek automatisch aan de vereisten uit de Verordening op de vakbekwaamheid?

Niet automatisch. Het kantoorhandboek biedt u de mogelijkheid om vast te leggen hoe u op uw kantoor omgaat met de vereisten uit de Verordening op de vakbekwaamheid. De Orde heeft hiervoor voorbeeldprocedures opgesteld. Deze zult u moeten aanpassen naar uw eigen kantoorsituatie. De advocaten op uw kantoor blijven altijd zelf verantwoordelijk voor de naleving van de wet- en regelgeving.

Wat heb ik als éénmanskantoor aan het kantoorhandboek?

Het kantoorhandboek is met name geschikt voor de kleinere tot middelgrote kantoren, en dus zeker ook geschikt voor éénmanskantoren. De voorbeeldprocedures die de Orde in het kantoorhandboek heeft gezet, zullen door alle kantoren moeten worden aangepast naar de eigen kantoorsituatie. De Orde heeft bij het opstellen van de voorbeeldprocedures gekozen voor een gulden middenweg, zodat zowel kleinere als middelgrote kantoren het handboek kunnen gebruiken.

Ons kantoor behoort niet tot de groep kleinere tot middelgrote kantoren, maar eerder tot de grotere kantoren. Kunnen wij dan toch met het kantoorhandboek van de Orde uit de voeten?

Dit kunt alleen u beslissen. Het kantoorhandboek van de Orde is een basishandboek. Wij raden u aan voordat u een keuze maakt goed af te wegen voor welk doel u het kantoorhandboek wilt gebruiken, en welk soort handboek dus het best bij uw organisatie zou passen.

Voor meer informatie over welke procedures u dient vast te leggen, verwijzen wij naar de tekst van de Verordening op de vakbekwaamheid en de Regeling Vakbekwaamheid op onze website onder ‘Wet- en Regelgeving’.

Waar kan ik het kantoorhandboek bestellen?

U kunt het kantoorhandboek bestellen via deze website: www.scienta.nl/nova

Hoe kan ik het kantoorhandboek up-to-date houden?

Dit kunt u zelf doen door het kantoorhandboek regelmatig te actualiseren. Ook zullen er periodiek updates vanuit de Orde beschikbaar worden gesteld, bijvoorbeeld als een nieuwe verordening gevolgen kan hebben voor procedures binnen het kantoor. Als er een update van de Orde beschikbaar wordt gesteld, wordt hiervan automatisch melding gemaakt in het door u aangeschafte kantoorhandboek.

Waar kan ik terecht met een vraag over het kantoorhandboek?

Voor verkoopinformatie, faciliteiten en technische ondersteuning bij het gebruik van het kantoorhandboek kunt u contact opnemen met de helpdesk van Syslogic via e-mail: support@syslogic.nl of tel. 0900 - 222 44 46 (25 cent per minuut).

Voor vragen over de informatie op deze website en voorbeeldprocedures, neem contact op met de Helpdesk van de Nederlandse Orde van Advocaten, tel. 070-335 3554, e-mail: helpdesk@advocatenorde.nl.

Is er ook een Word-versie van het kantoorhandboek beschikbaar?

Er is geen Word-versie van het kantoorhandboek beschikbaar.