Afsluiten en archiveren van dossiers

Dit is geregeld in artikel 32 van de Regeling op de advocatuur (Roda), lid f, onder i en v.

Voor advocatenkantoren is goed informatie- en documentbeheer daarom noodzakelijk. Dossiers moeten snel vindbaar zijn en gegevens moeten overzichtelijk en toegankelijk zijn vastgelegd en op de juiste wijze gearchiveerd.  

De onderstaande aanbevelingen kunnen helpen bij de archivering.

Een dossier wordt als afgesloten beschouwd zodra de laatste financiële afhandeling heeft plaatsgevonden. Daarna wordt het dossier opgeschoond en gearchiveerd. De cliënt wordt geïnformeerd dat het dossier gedurende de wettelijk voorgeschreven termijn wordt bewaard.

De NOvA geeft geen specifieke voorschriften over welke stukken in het archief moeten worden bewaard. Het is aan de advocaat zelf om te bepalen welke documenten worden bewaard, binnen de geldende algemene regels, zoals de belastingwetgeving, de Archiefwet en de Wet op de rechtsbijstand.

U kunt bijvoorbeeld gebruikmaken van het ‘VINDT-principe’:  

• Vertrouwelijk, archivering van de dossiers waarborgt de vertrouwelijke behandeling van de gegevens; 
• INzichtelijk, archivering van de dossiers gebeurt op inzichtelijke wijze; 
• Deugdelijk/Duurzaam, het kantoor garandeert een deugdelijke/duurzame archivering van de dossiers; 
• Toegankelijk, ook na archivering garandeert kantoor de toegankelijkheid met betrekking tot de dossiers en de dossiergegevens. 

Ten aanzien van de bewaarplicht voor dossiers gelden op dit moment de algemene wettelijke regels over bewaren van dossiers: 

• De verjaringstermijn van het opvragen van stukken is vijf jaar na einde bemoeienis met de zaak. Artikel 7:412 Burgerlijk Wetboek (BW) bepaalt namelijk dat een rechtsvordering tegen de opdrachtnemer tot afgifte van de stukken die hij ter zake van de opdracht onder zich heeft gekregen, verjaart door verloop van vijf jaren nadat de opdrachtnemer zijn werkzaamheden voor de opdrachtgever heeft geëindigd;
• De bewaartermijn van administratieve gegevens, voor gegevensdragers en belastingen bedraagt zeven jaar;
• De verjaringstermijn voor beroepsfouten: vijf of twintig jaar, artikel 3:310 BW. 

Digitaal archiveren 

Voor digitaal archiveren gelden in grote lijnen dezelfde aanbevelingen als voor papieren archieven. Wel zijn andere maatregelen nodig om dit goed te regelen. Zo moeten digitale scans goed leesbaar zijn en moeten bestanden worden opgeslagen in een formaat dat ook in de toekomst nog te raadplegen is.

Als papieren documenten volledig worden vervangen door digitale versies, is het belangrijk dat die digitale documenten dezelfde waarde behouden, bijvoorbeeld als het gaat om bewijskracht. Gaat het om originele documenten van cliënten, dan kan de papieren versie niet altijd zomaar worden vernietigd.

Of een volledig digitaal archief wenselijk en haalbaar is, verschilt per kantoor. Dat kunt u het beste zelf beoordelen, waarbij u de genoemde aspecten meeneemt. De NOvA geeft op dit moment geen aanvullende richtlijnen.

Online is veel informatie te vinden over het vervangen van papieren documenten door digitale versies, bijvoorbeeld op de website van het Nationaal Archief. Daar staat ook een uitgebreide handreiking. Die is vooral bedoeld voor overheidsinstanties, maar bevat ook nuttige aandachtspunten voor advocaten. Belangrijke thema’s voor advocaten zijn toegankelijkheid (zoals leesbaarheid en het voorkomen van dataverlies), beveiliging (zoals bescherming tegen ongeautoriseerde toegang) en bewijskracht (de vraag of digitale documenten dezelfde juridische waarde hebben).

Gegevensbescherming (AVG) 

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geldt sinds 25 mei 2018. Deze wet stelt grenzen aan het verwerken van persoonsgegevens. Ook bepaalt de AVG dat iedereen recht heeft op bescherming van zijn of haar gegevens en dat die gegevens zorgvuldig en eerlijk moeten worden verwerkt.

Dit heeft gevolgen voor advocaten en kantoren die met persoonsgegevens werken.