I. Aan een verzoek om inlichtingen betreffende bij een advocaat of notaris in behandeling zijnde kwesties kan eerst gevolg worden gegeven, indien het duidelijk is, dat enig antwoord op dit verzoek met toestemming van de cliënt wordt gegeven.
De algemene raad en het Hoofdbestuur geven derhalve de voorkeur aan een brief afkomstig van de cliënt, waarin deze aan de advocaat of notaris verzoekt de accountant op de hoogte te stellen. Wordt de brief rechtstreeks van de accountant ontvangen, dan dient bij de cliënt te worden geverifieerd, dat het te verzenden antwoord diens instemming heeft. Het antwoord ware eerst in concept aan de cliënt voor te leggen. De cliënt moet worden uitgenodigd om van eventuele bezwaren tijdig blijk te geven. In bepaalde gevallen kan het geraden zijn om de cliënt duidelijk te wijzen op de gevolgen van dit antwoord.
Aandacht moet worden besteed aan de vraag of het verzoek afkomstig is van of gezonden is met instemming van het bevoegde orgaan van de cliënt.
II. In het antwoord wordt opgenomen, dat het beroep van de advocaat of notaris wordt uitgeoefend binnen het kader van de Nederlandse wetgeving en voorts dat de advocaat of notaris geen deskundigheid bezit omtrent buitenlandse wetgeving of rechtsbegrippen.
III. De advocaat of de notaris zal in het antwoord het tijdvak van zijn werkzaamheden dienen aan te geven. Tenzij anders vermeld zal ervan mogen worden uitgegaan, dat degene, die de verklaring tekent, alle binnen zijn kantoor in behandeling zijnde kwesties heeft nagegaan.
IV. Het antwoord van de advocaat of notaris beperkt zich tot vermelding van aanhangige rechtsgedingen, arbitrale procedures en processen tot verkrijging van een bindend advies zonder waardering van proceskansen. Indien echter de vrager om inlichtingen in zijn verzoek andere `kwesties in behandeling´ noemt, kan de verklaring ook op deze zaken betrekking hebben.
Bij de vraag welke `kwesties in behandeling´ zijn, maakt de accountant veelal de navolgende onderscheiding:
- Aanhangige of te verwachten rechtsgedingen (overtly threatened or pending litigation);
- Verplichtingen uit overeenkomst (a contractually assumed obligation);
- Latente of sluimerende aanspraken (an unasserted possible claim or assessment).
In verband met deze onderscheiding betekent vorenbedoelde regel in het bijzonder:
- Indien in het verzoek om inlichtingen geen opgave voorkomt van in behandeling zijnde kwesties, beperkt de advocaat of notaris zich tot het verstrekken van een lijst van aanhangige procedures
- het bestaan van te verwachten rechtsgedingen en van kwesties vallende onder de categorieën sub b en c (al dan niet met een vermelding van de financiële aanspraak en een taxatie van die aanspraak) mag alleen worden bevestigd, indien de betreffende kwestie met naam en omschrijving van de kwestie voorkomt in het verzoek om inlichtingen;
- in geen enkel geval geeft de advocaat of de notaris in de verklaring aan de accountant een waardering van proceskansen of -risico´s;
- ook dient de advocaat of notaris zich steeds te onthouden van een verklaring, dat de opgave van de cliënt volledig is. In strijd daarmee handelen, zou handelen zijn in strijd met het beroeps- of ambtsgeheim.
V. Bij het opgeven van een lijst van rechtsgedingen, arbitrages en bindend adviesprocedures ware het volgende in acht te nemen:
- Onder het begrip procedures vallen ook administratieve beroepprocedures;
- Een omschrijving van het geschil mag worden gebezigd (arbeidsprocedure; onteigeningsprocedure);
- De staat van de procedure kan worden genoemd (voorbeeld: conclusie van repliek moet worden genomen; memorie van grieven is ingediend);
- Vermeld kan worden hetgeen in rechte is gevorderd.
Indien de lijst van de cliënt afkomstig is en deze meer bevat dan in de vorige alinea is vermeld, dient de advocaat een algemeen voorbehoud te maken ten aanzien van de correcte weergave van dit meerdere.
Indien een dergelijk voorbehoud niet zou worden gemaakt, zou de advocaat/notaris in strijd met zijn beroeps- of ambtsgeheim handelen.
VI. De te verstrekken inlichtingen zullen in beginsel uitsluitend betrekking mogen hebben op de informatie die is uitgewisseld in het overleg met de cliënt die de advocaat of notaris verzocht heeft de brief met de gevraagde inlichtingen aan de accountant af te geven.
VII. Om te voorkomen dat ook over ondergeschikte problemen inlichtingen moeten worden gegeven, kan in het antwoord van de advocaat of de notaris tot uitdrukking worden gebracht, dat hij slechts dié zaken vermeldt, die blijkens het verzoek van wezenlijk belang worden geacht voor de beoordeling van de financiële positie van de cliënt.
Het gaat de accountant veelal slechts om `material items´. Meestal zal in de brief van de cliënt zijn aangegeven welke onderste grens op dit punt is aangehouden.
VIII. Het antwoord van de advocaat of de notaris dient voorts met het navolgende rekening te houden:
- Zoal enige buitenlandse wetgeving van een juridisch adviseur van een onderneming eigen initiatief verwacht tot openbaarmaking van zekere feiten, dan geldt een dergelijke veronderstelling niet voor de Nederlandse advocaat of notaris;
- Zaken, welke aan de advocaat of de notaris onder zijn beroeps- of ambtsgeheim zijn medegedeeld, worden niet door de advocaat of notaris genoemd of bevestigd. Er kan geen mededeling worden gedaan omtrent feiten of kwesties, die onder dit beroeps- of ambtsgeheim zijn aangesneden, anders dan hiervoor vermeld;
- Elk antwoord is verstrekt met inachtneming en op basis van deze richtlijnen.
IX. Omtrent openstaande declaraties kunnen inlichtingen worden verstrekt, indien daarnaar wordt gevraagd.
De algemene raad en het Hoofdbestuur doen de aanbeveling om de bijgaande modelbrief te gebruiken voor het afgeven van verklaringen door advocaten of notarissen ten behoeve van de accountants.
Vorenstaande uitgangspunten leiden tot opstelling van de navolgende richtlijnen:
I. Aan een verzoek om inlichtingen betreffende bij een advocaat of notaris in behandeling zijnde kwesties kan eerst gevolg worden gegeven, indien het duidelijk is, dat enig antwoord op dit verzoek met toestemming van de cliënt wordt gegeven.
De algemene raad en het Hoofdbestuur geven derhalve de voorkeur aan een brief afkomstig van de cliënt, waarin deze aan de advocaat of notaris verzoekt de accountant op de hoogte te stellen. Wordt de brief rechtstreeks van de accountant ontvangen, dan dient bij de cliënt te worden geverifieerd, dat het te verzenden antwoord diens instemming heeft. Het antwoord ware eerst in concept aan de cliënt voor te leggen. De cliënt moet worden uitgenodigd om van eventuele bezwaren tijdig blijk te geven. In bepaalde gevallen kan het geraden zijn om de cliënt duidelijk te wijzen op de gevolgen van dit antwoord.
Aandacht moet worden besteed aan de vraag of het verzoek afkomstig is van of gezonden is met instemming van het bevoegde orgaan van de cliënt.
II. In het antwoord wordt opgenomen, dat het beroep van de advocaat of notaris wordt uitgeoefend binnen het kader van de Nederlandse wetgeving en voorts dat de advocaat of notaris geen deskundigheid bezit omtrent buitenlandse wetgeving of rechtsbegrippen.
III. De advocaat of de notaris zal in het antwoord het tijdvak van zijn werkzaamheden dienen aan te geven. Tenzij anders vermeld zal ervan mogen worden uitgegaan, dat degene, die de verklaring tekent, alle binnen zijn kantoor in behandeling zijnde kwesties heeft nagegaan.
IV. Het antwoord van de advocaat of notaris beperkt zich tot vermelding van aanhangige rechtsgedingen, arbitrale procedures en processen tot verkrijging van een bindend advies zonder waardering van proceskansen. Indien echter de vrager om inlichtingen in zijn verzoek andere `kwesties in behandeling´ noemt, kan de verklaring ook op deze zaken betrekking hebben.
Bij de vraag welke `kwesties in behandeling´ zijn, maakt de accountant veelal de navolgende onderscheiding:
In verband met deze onderscheiding betekent vorenbedoelde regel in het bijzonder:
V. Bij het opgeven van een lijst van rechtsgedingen, arbitrages en bindend adviesprocedures ware het volgende in acht te nemen:
Indien de lijst van de cliënt afkomstig is en deze meer bevat dan in de vorige alinea is vermeld, dient de advocaat een algemeen voorbehoud te maken ten aanzien van de correcte weergave van dit meerdere.
Indien een dergelijk voorbehoud niet zou worden gemaakt, zou de advocaat/notaris in strijd met zijn beroeps- of ambtsgeheim handelen.
VI. De te verstrekken inlichtingen zullen in beginsel uitsluitend betrekking mogen hebben op de informatie die is uitgewisseld in het overleg met de cliënt die de advocaat of notaris verzocht heeft de brief met de gevraagde inlichtingen aan de accountant af te geven.
VII. Om te voorkomen dat ook over ondergeschikte problemen inlichtingen moeten worden gegeven, kan in het antwoord van de advocaat of de notaris tot uitdrukking worden gebracht, dat hij slechts dié zaken vermeldt, die blijkens het verzoek van wezenlijk belang worden geacht voor de beoordeling van de financiële positie van de cliënt.
Het gaat de accountant veelal slechts om `material items´. Meestal zal in de brief van de cliënt zijn aangegeven welke onderste grens op dit punt is aangehouden.
VIII. Het antwoord van de advocaat of de notaris dient voorts met het navolgende rekening te houden:
IX. Omtrent openstaande declaraties kunnen inlichtingen worden verstrekt, indien daarnaar wordt gevraagd.
De algemene raad en het Hoofdbestuur doen de aanbeveling om de bijgaande modelbrief te gebruiken voor het afgeven van verklaringen door advocaten of notarissen ten behoeve van de accountants.