Paragraaf II De vergaderingen van de algemene raad

Artikel 8 Oproeping ter vergadering

1. De algemene raad stelt jaarlijks een vergaderschema vast.
    
2. De algemeen secretaris verzendt ten minste vier dagen voor een vergadering de leden van de algemene raad een bericht met vermelding van tijdstip en plaats van de vergadering en een agenda.
    
3. De algemeen deken kan extra vergaderingen uitroepen. Het bepaalde in het tweede lid is van overeenkomstige toepassing.
    
4. Een lid van de algemene raad dat is verhinderd een vergadering bij te wonen, doet hiervan zo spoedig mogelijk mededeling aan de algemeen secretaris.

Artikel 9 Vergaderstukken

1. Voorstellen of adviezen van het bureau die aan de algemene raad worden voorgelegd, worden voorbereid door of onder verantwoordelijkheid van de algemeen secretaris, gehoord de portefeuillehouder.
    
2. De algemeen secretaris verzendt vergaderstukken gelijktijdig met de agenda, bij voorkeur zes werkdagen voor de vergadering, of zo spoedig mogelijk daarna via een nazending.
    
3. Indien na het verzenden van de agenda vergaderstukken worden nagezonden, wordt hiervan bij de verzending van de agenda mededeling gedaan aan de leden van de algemene raad.
    
4. De vergaderstukken zijn vertrouwelijk, tenzij en voor zover de algemene raad besluit tot openbaarmaking of bij of krachtens wettelijk voorschrift openbaarmaking verplicht is.
    

Artikel 10 Gesloten deuren en toehoorders

1. De algemene raad vergadert achter gesloten deuren.
    
2. De voorzitter van de vergadering kan toehoorders uitnodigen bij de vergadering aanwezig te zijn.
    
3. Zonder toestemming van de voorzitter is het niet toegestaan beeld- en geluidsopnames te maken van een vergadering van de algemene raad.
    

Artikel 11 Orde van de vergadering

1. De voorzitter stelt ieder agendaonderwerp afzonderlijk aan de orde.
    
2. Na sluiting van de beraadslaging kan de voorzitter het onderwerp ter besluitvorming voorleggen.

Artikel 12 Verslaglegging

1. De algemeen secretaris wijst een verslaglegger aan die de notulen opmaakt van de vergaderingen van de algemene raad.
    
2. De verslaglegging houdt in:
   1. een opgave van de aanwezige personen, evenals de leden van de algemene raad die hebben afgemeld;
   2. een vermelding van de behandelde aangelegenheden;
   3. zo nodig een korte weergave van de gevoerde discussie;
   4. een overzicht van het resultaat van de besluitvorming.
       
3. De verslaglegger verzendt de conceptverslaglegging met de vergaderstukken van een volgende vergadering.
    
4. De algemene raad stelt de verslaglegging vast bij een volgende vergadering.
    
5. De vastgestelde verslaglegging wordt geparafeerd door de algemeen deken teneinde een authentieke versie te creëren ten behoeve van de archivering.
    

Artikel 13 Aanvangsquorum

Een vergadering van de algemene raad wordt niet gehouden wanneer ingevolge artikel 39, tweede lid, van de Advocatenwet niet ten minste vijf leden zijn opgekomen.