Paragraaf II De vergadering van het college van afgevaardigden

Artikel 10 Oproeping ter vergadering

1. De deken van de algemene raad zendt ten minste drie weken voor een vergadering de afgevaardigden een e-mailbericht met een oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering.
    
2. De deken van de algemene raad kan de in het eerste lid genoemde termijn in bijzondere gevallen verkorten, doch niet tot minder dan vijf dagen.
    
3. In geval van verhindering stelt een afgevaardigde de ingevolge artikel 20, vijfde lid, van de Advocatenwet in aanmerking komende plaatsvervangende afgevaardigde daarvan onverwijld in kennis.

Artikel 11 Agenda

1. De door de agendacommissie vastgestelde agenda wordt met de oproep meegezonden.
    
2. De agendacommissie is verplicht een bepaald onderwerp te agenderen, indien ten minste vier afgevaardigden dit schriftelijk of langs elektronische weg verzoeken.
    
3. De deken van de algemene raad kan, na overleg met de agendacommissie, in spoedeisende gevallen na het verzenden van de oproep tot de tweede werkdag voor aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen.

Artikel 12 Verzending van vergaderstukken

1. De deken van de algemene raad verzendt vergaderstukken gelijktijdig met de oproep of zo spoedig mogelijk via een nazending, bij voorkeur uiterlijk twee weken voor de vergadering.
    
2. Indien na het verzenden van de oproep vergaderstukken worden nagezonden, wordt hiervan bij de oproep mededeling gedaan aan de afgevaardigden.

Artikel 13 Bekendmaking oproep

De oproep met de agenda wordt langs elektronische weg ter beschikking gesteld aan alle op het tableau van de Nederlandse orde van advocaten ingeschreven advocaten, onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

Artikel 14 Presentielijst

1. Ieder ter vergadering komende afgevaardigde plaatst bij binnenkomst zijn handtekening op de presentielijst.
    
2. De presentielijst geldt voor de gehele vergadering, ook als deze na schorsing wordt voortgezet.
    
3. De afgevaardigde die de vergadering tussentijds verlaat en daarin niet zal terugkeren, plaatst bij vertrek het tijdstip waarop de vergadering wordt verlaten op de presentielijst. Indien de afgevaardigde zich vanaf dat moment laat vervangen, vermeldt hij tevens de naam van de plaatsvervanger.

Artikel 15 Zitplaatsen vergadergedeelte

1. De stemgerechtigde afgevaardigden, leden van de algemene raad en algemeen secretaris hebben een zitplaats in het vergadergedeelte van de zaal.
    
2. Niet-stemgerechtigde afgevaardigden, functionarissen vanuit de orde van advocaten in het arrondissement en medewerkers van de Nederlandse orde van advocaten, die een zitplaats willen in het vergadergedeelte van de zaal, melden zich voor de vergadering aan bij de algemeen secretaris.

Artikel 16 Zitplaatsen toehoorders

1. Toehoorders kunnen uitsluitend op het voor hen bestemde toehoordersgedeelte openbare vergaderingen bijwonen.
    
2. Het is toehoorders verboden zich op één of andere wijze in de discussie te mengen of van hun instemming of afkeuring blijk te geven. De voorzitter kan toehoorders die zich niet gedragen naar de aanwijzingen van de voorzitter uit de vergaderruimte doen verwijderen of deze zo nodig doen ontruimen.

Artikel 17 Geluid- en beeldregistraties

Zonder toestemming van de voorzitter is het verboden tijdens de vergadering beeld- en geluidsopnames te maken van (een gedeelte van) een vergadering van het college van afgevaardigden. Een ieder die beeld- en geluidsopnames wil maken, dient vooraf een verzoek in bij de voorzitter en gedraagt zich na eventuele toestemming naar diens aanwijzingen.

Artikel 18 Vergaderingen met gesloten deuren

1. Indien ingevolge artikel 19, tweede lid, van de Advocatenwet wordt besloten met gesloten deuren te vergaderen, verzoekt de voorzitter aan alle toehoorders de zaal te verlaten.
    
2. Beraadslaging over personen vindt altijd achter gesloten deuren plaats.
    
3. De personen die aanwezig zijn tijdens een besloten gedeelte van een vergadering, zijn verplicht tot geheimhouding, tenzij anders wordt besloten, ten aanzien van de achter gesloten deuren behandelde onderwerpen en vergaderstukken. De verplichting tot geheimhouding wordt eveneens opgelegd aan andere personen die van het behandelde of van de vergaderstukken kennis hebben genomen.
    
4. De verslaglegging van een besloten vergadering wordt afzonderlijk gehouden en bevat een weergave van de beraadslaging. De eventueel genomen besluiten worden opgenomen in de verslaglegging van de openbare vergadering. 
    
5. De verslaglegging van de besloten vergadering wordt slechts ter inzage gelegd voor afgevaardigden, leden van de algemene raad en de algemeen secretaris.

Artikel 19 Verslaglegging van openbare vergaderingen

1. De door de voorzitter aangewezen verslaglegger houdt de verslaglegging bij van de vergadering van het college van afgevaardigden.
    
2. De verslaglegging houdt in:
   1. de namen van de aanwezige afgevaardigden, leden van de algemene raad, algemeen secretaris en uitgenodigde personen die het woord hebben gevoerd, evenals de leden die hebben afgemeld;
   2. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
   3. een weergave van het gesprokene met vermelding van de naam van de spreker;
   4. een overzicht van het verloop van elke stemming;
   5. de tekst van de ter vergadering ingediende voorstellen, moties, amendementen en subamendementen.
       
3. De verslaglegger zendt de conceptverslaglegging aan de leden van de algemene raad en de afgevaardigden. Afgevaardigden maken opmerkingen bij voorkeur binnen veertien dagen na ontvangst van de conceptverslaggeving kenbaar aan de algemeen secretaris.
    
4. De notulencommissie stelt de conceptverslaglegging vast na afloop van de in het derde lid genoemde termijn. De vastgestelde notulen worden geparafeerd door de deken, teneinde  een authentieke versie te creëren voor archivering.
    
5. De door de notulencommissie vastgestelde verslaglegging wordt bij de vergaderstukken voor de volgende vergadering gevoegd.
    
6. De vastgestelde verslaglegging wordt langs elektronische weg ter beschikking gesteld aan alle op het tableau van de Nederlandse orde van advocaten ingeschreven advocaten.

Artikel 20 De orde van de vergadering

1. De voorzitter stelt elk agendaonderwerp afzonderlijk aan de orde, waarbij, na eventueel een toelichting van de betreffende portefeuillehouder binnen de algemene raad, wordt gevraagd welke afgevaardigden het woord willen voeren.
    
2. Een ieder voert slechts het woord nadat de voorzitter het hem heeft verleend. Iedere spreker richt zich tot de voorzitter en maakt daarbij zijn naam en arrondissement kenbaar.
    
3. De voorzitter kan spreektijd en spreektermijnen hanteren, evenals het in beperkte mate toestaan van interrupties.
    
4. De voorzitter onderbreekt een spreker in zijn betoog, indien hij dat nodig acht in het belang van een behoorlijk en regelmatig verloop van de vergadering en roept een spreker terug tot de behandeling van een onderwerp, indien een spreker van het onderwerp in beraadslaging afwijkt en zich daarmede buiten de orde begeeft.
    
5. Na sluiting van de beraadslaging wordt door het college van afgevaardigden over het ter besluitvorming aan de orde gestelde onderwerp gestemd, tenzij de indiener van het voorstel of het college van afgevaardigden besluit de stemming op een ander tijdstip te doen plaatsvinden.

Artikel 21 Initiatiefvoorstel, (sub)amendement of motie

1. Vijf afgevaardigden dienen een initiatiefvoorstel of een amendement schriftelijk of langs elektronische weg in bij de algemeen secretaris bij voorkeur veertien dagen vóór de vergadering.
    
2. Iedere afgevaardigde die in de vergadering aanwezig is, kan op een amendement een wijziging voorstellen (“subamendement”) door het voorstel schriftelijk of langs elektronische weg in te dienen bij de algemeen secretaris.
    
3. Intrekking of wijziging van het (sub)amendement door de indieners is mogelijk, totdat de besluitvorming door het college van afgevaardigde heeft plaatsgevonden.
    
4. Iedere afgevaardigde kan tijdens de vergadering schriftelijk of langs elektronische weg moties indienen bij de algemeen secretaris. Een motie kan in stemming worden gebracht of worden ingetrokken.

Artikel 22 Raadgevend referendum vergadering van de orde

1. Bij volstrekte meerderheid van de afgevaardigden die aan de stemming hebben deelgenomen kan worden besloten een geagendeerd onderwerp voor te leggen aan de advocaten in de orde van advocaten in het arrondissement, alvorens besluitvorming over dit onderwerp plaatsvindt.
    
2. Indien het in het eerste lid bedoelde besluit is genomen, wordt de beraadslaging over het desbetreffende onderwerp opgeschort en tijdens een volgende vergadering hervat.
    
3. De afgevaardigden treden met de desbetreffende raad van de orde in overleg over de wijze van voorleggen aan de advocaten in de orde van advocaten in het arrondissement.
    
4. De afgevaardigden betrekken de aan hen gebleken zienswijzen bij de besluitvorming in het college van afgevaardigden.