Voor de praktijk

Modellen, handleidingen, formulieren

Model kantoorhandboek

Model kantoorhandboek

De Verordening op de advocatuur verplicht u als advocaat te beschrijven hoe u aan bepaalde regels uit de Verordening op de advocatuur voldoet (artikel 6.4). Artikel 32 van de Regeling op de advocatuur geeft hier verder invulling aan. Het modelkantoorhandboek kan u hierbij helpen. U kunt het als voorbeeld gebruiken bij het vastleggen van procedures.

NB: de NOvA voorziet het modelkantoorhandboek periodiek van een update. Actuele regelgeving, waaronder de meest recente versie van modellen behorende bij de Regeling op de advocatuur, is leidend.

In het modelkantoorhandboek staan voorbeelden van procedures (‘instructies’) over bijvoorbeeld kantoororganisatie, relatiebeheer en derdengelden. Deze voorbeeldprocedures zijn beschrijvingen van hoe u zaken zou kúnnen vastleggen. Omdat procedures per kantoor verschillen, is het van belang dat u de voorbeeldprocedures aanpast aan uw kantoorsituatie. Daarom wordt het modelkantoorhandboek in Word aangeboden, zodat u tekst kunt toevoegen, verwijderen of aanpassen.
Voor het samenstellen van het modelkantoorhandboek is voor een ‘gulden middenweg’ gekozen, met modellen en voorbeeldprocedures waar zoveel mogelijk advocatenkantoren iets aan hebben. Het handboek is dus niet geschreven voor een specifieke soort praktijk of grootte van kantoor.

Waarom een kantoorhandboek?
Artikel 6.4 Voda bepaalt dat de advocaat moet beschrijven op welke wijze hij voldoet aan de regels met betrekking tot een aantal onderwerpen, zoals de vakbekwaamheid, kantoororganisatie, administratie en derdengelden. De bedoeling van deze regels is dat de advocaat actief nadenkt over de door hem gewenste situatie. Reden voor de vereiste vastlegging hiervan in procedures is dat het toetsbaar moet zijn in het kader van het toezicht.

Een kantoorhandboek kan een van de vormen zijn waarop een advocaat zijn werkwijze beschrijft. Een voordeel daarvan is dat het ook voor nieuwe advocaten en medewerkers inzichtelijk is op welke wijze het kantoor is georganiseerd. Ook voor (onverwachte) vervanging kan het kantoorhandboek nuttig zijn. Het is overigens niet verplicht om het modelkantoorhandboek van de NOvA te gebruiken. De manier waarop de advocaat beschrijft hoe hij aan verschillende regels van de Voda voldoet, is vormvrij.

Updates
De NOvA actualiseert periodiek de inhoud van het handboek. Vindt bijvoorbeeld een wijziging in de verordening plaats, dan past de NOvA de voorbeeldprocedures hierop aan en brengen wij u hierover op de hoogte via de website en de e-mailnieuwsbrief. Omdat u de voorbeeldprocedures waarschijnlijk eerder al heeft aangepast, kunt u zelf bepalen waar u de wijzigingen in uw eigen handboek het best kunt overnemen.

Eigen verantwoordelijkheid
Als u dit modelkantoorhandboek gebruikt en kantoorspecifiek maakt, wil dit niet automatisch zeggen dat u aan de regelgeving voldoet. De advocaten op uw kantoor blijven altijd zelf verantwoordelijk voor het naleven van de wet- en regelgeving. Het door u aangepaste handboek biedt u de mogelijkheid om u tegenover de deken te verantwoorden; of u aan de eisen voldoet kan uiteindelijk alleen de deken bepalen.
De inhoud van het kantoorhandboek is met grote zorgvuldigheid samengesteld. De NOvA aanvaardt evenwel op geen enkele manier aansprakelijkheid voor gevolgen van het gebruik van de inhoud van het modelkantoorhandboek, of voor aanpassingen aan die inhoud door het kantoor.  

Heeft u verder nog vragen over het modelkantoorhandboek, dan kunt u contact opnemen met de helpdesk van de NOvA: tel. 070-335 35 54, e-mail: helpdesk@advocatenorde.nl.