Artikel 6.7
Werking systeem Nationale Politie (lid 1 sub a)
De Nationale Politie en het OM hebben een systeem van nummerherkenning opgezet om te voorkomen dat vertrouwelijke communicatie van een advocaat wordt afgeluisterd of uitgeluisterd. De wijze waarop de Nationale Politie en het OM dienen om te gaan met als ‘bijvangst’ opgenomen geheimhoudergesprekken is wettelijk geregeld in art. 126aa, tweede lid, van het Wetboek van Strafvordering en het daarop gebaseerde Besluit bewaren en vernietigen niet-gevoegde stukken. Het College van procureurs-generaal heeft nadere regels gesteld in de Instructie vernietiging geïntercepteerde gesprekken met geheimhouders (2002I003). Het genoemde besluit en de Instructie zijn aangepast in verband met het systeem van nummerherkenning.
Door het systeem van nummerherkenning kan op een geautomatiseerde manier worden voldaan aan de wettelijke verplichtingen inzake geheimhoudergesprekken. Het systeem houdt in dat de secretaris van de algemene raad dagelijks zorgt voor een volledige aanlevering van actuele telefoon- en faxnummers van advocaten aan de Nationale Politie. Deze voert deze nummers in een filter in. Het filter is geplaatst op een aparte server die alleen voor dit doel wordt gebruikt. Bij een tap worden de verkeersgegevens van een gesprek (nummers, tijdstip e.d.) en het gesprek zelf (de spraak) gescheiden ontvangen. De verkeersgegevens van alle te tappen gesprekken worden automatisch langs het filter geleid. Het filter toetst de nummers waar degene die wordt getapt mee belt aan de geheimhoudernummers. Als communicatie met een geheimhoudernummer wordt herkend, wordt de opname aan het einde van het gesprek vernietigd. Het tapsysteem knipt een opname automatisch op en schrijft de delen gecodeerd op verschillende locaties weg. Wanneer een opname wordt vernietigd worden de opgeknipte delen van die opname overgeschreven met nieuwe gesprekken. Een gesprek is noch tijdens het gesprek, noch tijdens het wegschrijven toegankelijk voor politie of justitie. De opname van geheimhoudercommunicatie wordt dus niet doorgeleid naar het betrokken plaatselijke onderzoeksteam van de politie. Er vindt geen inhoudelijke beoordeling van de gesprekken plaats door de officier van justitie. De verkeersgegevens blijven wel beschikbaar voor de opsporingsdiensten. Daaraan kunnen zij onder meer zien of er gesprekken met geheimhoudernummers zijn geweest die niet zijn opgenomen. Advocaten kunnen dit via het betrokken bijzondere opsporingsbevoegdheden-dossier eveneens zien. Nummerherkenning werkt ook bij taps die op basis van buitenlandse verzoeken om rechtshulp worden gezet.
Het systeem van nummerherkenning laat onverlet dat voor de Nationale Politie en het OM de wettelijke plicht tot vernietiging van geheimhoudergesprekken blijft bestaan. Zij dienen niet alleen alert te blijven op geheimhoudergesprekken van notarissen, artsen en geestelijken, maar ook op gesprekken van advocaten die niet via een geheimhoudernummer zijn gevoerd. Het OM heeft naast nummerherkenning een aantal extra filters ontwikkeld dat ervoor moet zorgen dat geheimhoudergesprekken die niet gevoerd worden via een geheimhoudernummer, toch worden vernietigd.
Werking systeem AIVD/MIVD (lid 1 sub b)*
Door de AIVD/MIVD is een systeem van nummerherkenning opgezet om te zorgen dat opgenomen geheimhoudergesprekken binnen een afzienbare termijn automatisch worden vernietigd en terstond om rechtelijke toestemming wordt verzocht indien verwerking van gegevens uit geheimhoudergesprekken noodzakelijk wordt geacht. De AIVD/MIVD ontvangt daartoe dezelfde volledige lijst geheimhoudernummers als de Nationale Politie.
Anders dan in de wettelijke regelingen in het Wetboek van Strafrecht, zijn de AIVD/MIVD bevoegd tot het uitluisteren van geheimhoudergesprekken, indien de cliënt van de advocaat als ‘target’ is bestempeld door de AIVD/MIVD. Artikel 27 van de Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten 2017 (hierna ‘Wiv 2017’) bepaalt de daarbij in acht te nemen regels door de AIVD/MIVD. Het artikel ziet op de inzet van een bijzondere bevoegdheid door de AIVD/MIVD jegens een cliënt van een advocaat. Indien de AIVD/MIVD gegevens die betrekking hebben op de vertrouwelijke communicatie van de ‘target’ met zijn advocaat wil verwerken, is daarvoor rechtelijke toestemming nodig. In de situatie waarbij de advocaat zelf target is en de AIVD/MIVD bijzondere bevoegdheden jegens de advocaat wenst in te zetten is artikel 30, derde lid, van de Wiv 2017 van toepassing. Daarvoor is voorafgaande rechtelijke toestemming nodig en daarop ziet het systeem van nummerherkenning niet.
Het systeem van nummerherkenning is ter beperking van de bewaartermijn van artikel 27, eerste lid, van de Wiv 2017 en ter verdere verzekering van de naleving van artikel 27, tweede lid, van de Wiv. Het systeem van nummerherkenning, stelt de AIVD/MIVD in staat na te gaan of een telefoongesprek dat wordt getapt van een target van de AIVD/MIVD wordt gevoerd met een advocaat, zodat daarop terstond de benodigde actie kan worden ondernomen. Als een gesprek als zodanig wordt herkend, wordt dit gesprek automatisch gemarkeerd als behorend bij een geheimhouder. Na herkenning wordt terstond, tenzij gegronde redenen rechtvaardigen dat dit niet direct mogelijk is, het gesprek uitgeluisterd ter vaststelling of verdere gegevensverwerking van vertrouwelijke communicatie noodzakelijk is voor het onderzoek van de AIVD/MIVD.
Indien na herkenning gegronde redenen rechtvaardigen dat een gesprek niet terstond kan worden uitgeluisterd, dient dit binnen tien dagen te geschieden. Zodra binnen die termijn geoordeeld wordt dat verdere gegevensverwerking niet noodzakelijk is, wordt de inhoud van het gesprek terstond vernietigd. Na tien dagen wordt de inhoud van het gesprek automatisch vernietigd, ook als geen beoordeling van de inhoud van het gesprek om welke reden dan ook heeft kunnen plaatsvinden. Daarmee is de wettelijke bewaartermijn van een jaar ingekort naar maximaal tien dagen.
Indien wordt geoordeeld dat verdere gegevensverwerking noodzakelijk is voor het onderzoek, zal de AIVD/MIVD onverwijld de rechtbank Den Haag om toestemming verzoeken. Zolang geen toestemming is verleend, vindt geen verdere gegevensverwerking plaats en zal geen verdere kennis worden genomen van het gesprek.
Werking van het systeem van nummerherkenning DJI (lid 1 sub c)
DJI heeft een centraal telefoonsysteem voor de gedetineerden in justitiële inrichtingen. Telefoongesprekken van gedetineerden worden via deze voorziening gevoerd, en worden centraal opgenomen en gedurende de wettelijk toegestane termijn maximaal vier maanden bewaard. In de inrichting waar de betrokken gedetineerde verblijft kunnen gesprekken eventueel real-time worden beluisterd of naderhand worden uitgeluisterd. Op de centrale opslag van opgenomen gesprekken bestaat een uitzondering voor de UN Detention Unit van de penitentiaire inrichting Haaglanden, locatie Scheveningen. Gesprekken van gedetineerden vanuit deze Unit worden opgeslagen binnen de desbetreffende inrichting of Unit.
Het DJI-nummerherkenningsysteem houdt in dat het opnemen en uitluisteren van telefoongesprekken tussen gedetineerden en advocaten onmogelijk wordt gemaakt.
Dit systeem van nummerherkenning is geïnstalleerd in de centrale telefonievoorziening voor gedetineerden. Als een gedetineerde belt, wordt de opname van het gesprek automatisch geblokkeerd als hij belt met een aan DJI doorgegeven nummer van een advocaat. Deze blokkade vindt plaats direct bij aanvang van het gesprek. Medewerkers van een justitiële inrichting kunnen een dergelijk gesprek dan ook niet gelijktijdig beluisteren en/of naderhand uitluisteren. Omdat er geen opname wordt gemaakt, kunnen gesprekken met advocaten ook niet op vordering worden verstrekt aan opsporingsinstanties en inlichtingendiensten. Van de geheimhoudergesprekken worden evenmin verkeersgegevens verstrekt, tenzij sprake is van een vordering zoals bedoeld in art.13.4 lid 1 van de Telecommunicatiewet. In de logbestanden van het systeem blijven datum, tijd en duur van het gesprek beschikbaar, en het geheimhoudernummer in een enigszins geanonimiseerde vorm, bijvoorbeeld 06xxxxx of 035xxxxx. Aan de hand van de verkeersgegevens kunnen de kosten van een gesprek in rekening worden gebracht bij de gedetineerde.
Het systeem van DJI sluit technisch aan op de wijze waarop de Nederlandse orde van advocaten nummers van advocaten in een bestand verzamelt en verstrekt aan de Nationale Politie in het kader van de nummerherkenning. DJI ontvangt dezelfde volledige lijst geheimhoudernummers als de Nationale Politie.
Verwerken telefoonnummers (Nationale Politie, AIVD/MIVD* en DJI)
Ten behoeve van de nummerherkenning dienen advocaten hun beroepsmatig gebruikte telefoon- en faxnummers aan te leveren aan de secretaris van de algemene raad, net zoals advocaten op grond van artikel 8 van de Advocatenwet gegevens aanleveren voor het tableau. Hiervoor is een bestand opgezet van waaruit de nummers afzonderlijk aan de Nationale Politie, de AIVD/MIVD en DJI worden verstrekt. Dit bestand betreft persoonsgegevens, voor zover het telefoon- of faxnummer herleidbaar is tot een natuurlijk persoon. In dit geval gaat het om zakelijke telefoonnummers van advocaten, waaronder algemene kantoornummers, doorkiesnummers en mobiele nummers. Doorkiesnummers en mobiele nummers zijn meestal herleidbaar tot een bepaald persoon. Dat geldt ook voor kantoornummers van eenmanskantoren. Sommige telefoonnummers zijn dus direct herleidbaar tot een individu, andere niet. Omdat een combinatie van gegevens de nummers in het bestand herleidbaar maakt tot natuurlijke personen zijn de nummers aan te merken als persoonsgegevens in de zin van artikel 4, aanhef onder 1, van de Algemene verordening gegevensverwerking (hierna: “AVG”). Er is sprake van geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens. De Nederlandse orde van advocaten is de verwerkingsverantwoordelijke, bedoeld in artikel 4, aanhef onder 7, van de AVG, tot het moment van verstrekking van de gegevens aan de Nationale Politie, DJI of de AIVD/MIVD. De secretaris van de algemene raad is de verwerker, bedoeld in artikel 4, aanhef onder 8, van de AVG, van de persoonsgegevens.
Grondslag voor verwerking (Nationale Politie, DJI en AIVD/MIVD*)
De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van de Nederlandse orde (artikel 6, aanhef en onderdeel f, van de AVG). Dit is het belang om bij te dragen aan de bescherming van de kernwaarde van de vertrouwelijkheid door het af- en uitluisteren van geheimhoudercommunicatie te voorkomen (Nationale Politie/DJI) en de inbreuk op de vertrouwelijkheid te beperken (AIVD/MIVD). Dat draagt tevens bij aan het goed functioneren van de advocatuur als geheel en daarmee aan een goede rechtsbedeling.
Omdat het gaat om de registratie van zakelijke nummers in een beveiligde omgeving maakt de gegevensverwerking een geringe inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de advocaat. Deze inbreuk weegt minder zwaar dan het belang dat de gegevensverwerking dient, namelijk het waarborgen van de vertrouwelijkheid van geheimhoudercommunicatie.
Noodzakelijkheid, subsidiariteit en proportionaliteit (Nationale Politie, DJI en AIVD/MIVD*)
Het is in een rechtsstaat van essentieel belang dat cliënten zonder vrees voor openbaarmaking kunnen communiceren met hun advocaat. Die vertrouwelijkheid kan worden belemmerd of beperkt als instanties (zonder rechterlijke machtiging die doorbreking rechtvaardigt) telefoongesprekken kunnen afluisteren of opnames daarvan kunnen verwerken en bewaren. Om die reden is het noodzakelijk dat advocaten hun geheimhoudernummers registeren. Een andere reële mogelijkheid om het af- en uitluisteren van geheimhoudergesprekken te voorkomen (Nationale Politie, DJI) of te beperken (AIVD/MIVD) is er niet. Een systeem op basis van vrijwilligheid, is eerder bij DJI niet voldoende effectief gebleken.
De gegevensverwerking voldoet niet alleen aan de eis van subsidiariteit, maar ook aan die van de proportionaliteit. Vanwege het te beschermen belang, de vertrouwelijkheid van de communicatie tussen advocaten en hun cliënten in algemene zin, wordt het proportioneel geacht om de nummers van alle advocaten te verstrekken. Alle advocaten doen opgave van de eigen geheimhoudernummers.
De algemene raad stelt in een lagere regeling vast welke telefoon- en faxnummers daarnaast moeten worden opgegeven (artikel 6.10). Daarbij maakt de algemene raad onderscheid naargelang een advocaat de praktijk al dan niet in dienst uitoefent, de vorm van de samenwerking en de personen met wie wordt samengewerkt.
De op te geven nummers zijn noodzakelijkerwijs fijnmazig en gedetailleerd voorgeschreven om zo precies mogelijk aan te sluiten bij de technische mogelijkheden van het systeem en de afspraken met opsporingsinstanties. Alleen op die manier kan het systeem goed functioneren.
Overigens blijven er situaties bestaan waarin advocaten gesprekken voeren met hun doorkiesnummer, die toch niet gefilterd worden. Eén van de voorbeelden hiervan is het intern doorverbinden vanaf het algemene nummer. Alle bij nummerherkenning betrokken partijen aanvaarden dat het systeem om dit soort redenen niet 100% waterdicht zal zijn.
Slotoverwegingen proportionaliteit
Aangezien advocaten hun telefoon- en faxnummers moeten opgeven, zal er in de praktijk nagenoeg alleen maar gebeld worden met een van die opgegeven geheimhoudernummers. In het licht daarvan kunnen advocaten verplicht worden om ter waarborging van de vertrouwelijkheid van de communicatie te bellen via de opgegeven geheimhoudernummers. Om reden van proportionaliteit is het slechts bij zwaarwegende omstandigheden toegestaan om met een ander nummer te bellen dan een opgegeven geheimhoudernummer.
Overeenkomsten
De met partijen gemaakte afspraken zijn vastgelegd in drie vergelijkbare convenanten.
*Dit systeem is nog niet ingevoerd, de verwachte invoeringsdatum is in de loop van 2023.
Artikel 6.7 Verstrekking aan centrale opsporingsinstanties
De secretaris van de algemene raad kan geheimhoudernummers verstrekken met het oog op het in artikel 6.6 genoemde doel aan:
a. organisaties belast met de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van strafbare feiten;
b. de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst en de Militaire Inlichtingen- en Veiligheids-dienst;
c. de Dienst Justitiële Inrichtingen.
Artikel 6.7
Werking systeem Nationale Politie (lid 1 sub a)
De Nationale Politie en het OM hebben een systeem van nummerherkenning opgezet om te voorkomen dat vertrouwelijke communicatie van een advocaat wordt afgeluisterd of uitgeluisterd. De wijze waarop de Nationale Politie en het OM dienen om te gaan met als ‘bijvangst’ opgenomen geheimhoudergesprekken is wettelijk geregeld in art. 126aa, tweede lid, van het Wetboek van Strafvordering en het daarop gebaseerde Besluit bewaren en vernietigen niet-gevoegde stukken. Het College van procureurs-generaal heeft nadere regels gesteld in de Instructie vernietiging geïntercepteerde gesprekken met geheimhouders (2002I003). Het genoemde besluit en de Instructie zijn aangepast in verband met het systeem van nummerherkenning.
Door het systeem van nummerherkenning kan op een geautomatiseerde manier worden voldaan aan de wettelijke verplichtingen inzake geheimhoudergesprekken. Het systeem houdt in dat de secretaris van de algemene raad dagelijks zorgt voor een volledige aanlevering van actuele telefoon- en faxnummers van advocaten aan de Nationale Politie. Deze voert deze nummers in een filter in. Het filter is geplaatst op een aparte server die alleen voor dit doel wordt gebruikt. Bij een tap worden de verkeersgegevens van een gesprek (nummers, tijdstip e.d.) en het gesprek zelf (de spraak) gescheiden ontvangen. De verkeersgegevens van alle te tappen gesprekken worden automatisch langs het filter geleid. Het filter toetst de nummers waar degene die wordt getapt mee belt aan de geheimhoudernummers. Als communicatie met een geheimhoudernummer wordt herkend, wordt de opname aan het einde van het gesprek vernietigd. Het tapsysteem knipt een opname automatisch op en schrijft de delen gecodeerd op verschillende locaties weg. Wanneer een opname wordt vernietigd worden de opgeknipte delen van die opname overgeschreven met nieuwe gesprekken. Een gesprek is noch tijdens het gesprek, noch tijdens het wegschrijven toegankelijk voor politie of justitie. De opname van geheimhoudercommunicatie wordt dus niet doorgeleid naar het betrokken plaatselijke onderzoeksteam van de politie. Er vindt geen inhoudelijke beoordeling van de gesprekken plaats door de officier van justitie. De verkeersgegevens blijven wel beschikbaar voor de opsporingsdiensten. Daaraan kunnen zij onder meer zien of er gesprekken met geheimhoudernummers zijn geweest die niet zijn opgenomen. Advocaten kunnen dit via het betrokken bijzondere opsporingsbevoegdheden-dossier eveneens zien. Nummerherkenning werkt ook bij taps die op basis van buitenlandse verzoeken om rechtshulp worden gezet.
Het systeem van nummerherkenning laat onverlet dat voor de Nationale Politie en het OM de wettelijke plicht tot vernietiging van geheimhoudergesprekken blijft bestaan. Zij dienen niet alleen alert te blijven op geheimhoudergesprekken van notarissen, artsen en geestelijken, maar ook op gesprekken van advocaten die niet via een geheimhoudernummer zijn gevoerd. Het OM heeft naast nummerherkenning een aantal extra filters ontwikkeld dat ervoor moet zorgen dat geheimhoudergesprekken die niet gevoerd worden via een geheimhoudernummer, toch worden vernietigd.
Werking systeem AIVD/MIVD (lid 1 sub b)*
Door de AIVD/MIVD is een systeem van nummerherkenning opgezet om te zorgen dat opgenomen geheimhoudergesprekken binnen een afzienbare termijn automatisch worden vernietigd en terstond om rechtelijke toestemming wordt verzocht indien verwerking van gegevens uit geheimhoudergesprekken noodzakelijk wordt geacht. De AIVD/MIVD ontvangt daartoe dezelfde volledige lijst geheimhoudernummers als de Nationale Politie.
Anders dan in de wettelijke regelingen in het Wetboek van Strafrecht, zijn de AIVD/MIVD bevoegd tot het uitluisteren van geheimhoudergesprekken, indien de cliënt van de advocaat als ‘target’ is bestempeld door de AIVD/MIVD. Artikel 27 van de Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten 2017 (hierna ‘Wiv 2017’) bepaalt de daarbij in acht te nemen regels door de AIVD/MIVD. Het artikel ziet op de inzet van een bijzondere bevoegdheid door de AIVD/MIVD jegens een cliënt van een advocaat. Indien de AIVD/MIVD gegevens die betrekking hebben op de vertrouwelijke communicatie van de ‘target’ met zijn advocaat wil verwerken, is daarvoor rechtelijke toestemming nodig. In de situatie waarbij de advocaat zelf target is en de AIVD/MIVD bijzondere bevoegdheden jegens de advocaat wenst in te zetten is artikel 30, derde lid, van de Wiv 2017 van toepassing. Daarvoor is voorafgaande rechtelijke toestemming nodig en daarop ziet het systeem van nummerherkenning niet.
Het systeem van nummerherkenning is ter beperking van de bewaartermijn van artikel 27, eerste lid, van de Wiv 2017 en ter verdere verzekering van de naleving van artikel 27, tweede lid, van de Wiv. Het systeem van nummerherkenning, stelt de AIVD/MIVD in staat na te gaan of een telefoongesprek dat wordt getapt van een target van de AIVD/MIVD wordt gevoerd met een advocaat, zodat daarop terstond de benodigde actie kan worden ondernomen. Als een gesprek als zodanig wordt herkend, wordt dit gesprek automatisch gemarkeerd als behorend bij een geheimhouder. Na herkenning wordt terstond, tenzij gegronde redenen rechtvaardigen dat dit niet direct mogelijk is, het gesprek uitgeluisterd ter vaststelling of verdere gegevensverwerking van vertrouwelijke communicatie noodzakelijk is voor het onderzoek van de AIVD/MIVD.
Indien na herkenning gegronde redenen rechtvaardigen dat een gesprek niet terstond kan worden uitgeluisterd, dient dit binnen tien dagen te geschieden. Zodra binnen die termijn geoordeeld wordt dat verdere gegevensverwerking niet noodzakelijk is, wordt de inhoud van het gesprek terstond vernietigd. Na tien dagen wordt de inhoud van het gesprek automatisch vernietigd, ook als geen beoordeling van de inhoud van het gesprek om welke reden dan ook heeft kunnen plaatsvinden. Daarmee is de wettelijke bewaartermijn van een jaar ingekort naar maximaal tien dagen.
Indien wordt geoordeeld dat verdere gegevensverwerking noodzakelijk is voor het onderzoek, zal de AIVD/MIVD onverwijld de rechtbank Den Haag om toestemming verzoeken. Zolang geen toestemming is verleend, vindt geen verdere gegevensverwerking plaats en zal geen verdere kennis worden genomen van het gesprek.
Werking van het systeem van nummerherkenning DJI (lid 1 sub c)
DJI heeft een centraal telefoonsysteem voor de gedetineerden in justitiële inrichtingen. Telefoongesprekken van gedetineerden worden via deze voorziening gevoerd, en worden centraal opgenomen en gedurende de wettelijk toegestane termijn maximaal vier maanden bewaard. In de inrichting waar de betrokken gedetineerde verblijft kunnen gesprekken eventueel real-time worden beluisterd of naderhand worden uitgeluisterd. Op de centrale opslag van opgenomen gesprekken bestaat een uitzondering voor de UN Detention Unit van de penitentiaire inrichting Haaglanden, locatie Scheveningen. Gesprekken van gedetineerden vanuit deze Unit worden opgeslagen binnen de desbetreffende inrichting of Unit.
Het DJI-nummerherkenningsysteem houdt in dat het opnemen en uitluisteren van telefoongesprekken tussen gedetineerden en advocaten onmogelijk wordt gemaakt.
Dit systeem van nummerherkenning is geïnstalleerd in de centrale telefonievoorziening voor gedetineerden. Als een gedetineerde belt, wordt de opname van het gesprek automatisch geblokkeerd als hij belt met een aan DJI doorgegeven nummer van een advocaat. Deze blokkade vindt plaats direct bij aanvang van het gesprek. Medewerkers van een justitiële inrichting kunnen een dergelijk gesprek dan ook niet gelijktijdig beluisteren en/of naderhand uitluisteren. Omdat er geen opname wordt gemaakt, kunnen gesprekken met advocaten ook niet op vordering worden verstrekt aan opsporingsinstanties en inlichtingendiensten. Van de geheimhoudergesprekken worden evenmin verkeersgegevens verstrekt, tenzij sprake is van een vordering zoals bedoeld in art.13.4 lid 1 van de Telecommunicatiewet. In de logbestanden van het systeem blijven datum, tijd en duur van het gesprek beschikbaar, en het geheimhoudernummer in een enigszins geanonimiseerde vorm, bijvoorbeeld 06xxxxx of 035xxxxx. Aan de hand van de verkeersgegevens kunnen de kosten van een gesprek in rekening worden gebracht bij de gedetineerde.
Het systeem van DJI sluit technisch aan op de wijze waarop de Nederlandse orde van advocaten nummers van advocaten in een bestand verzamelt en verstrekt aan de Nationale Politie in het kader van de nummerherkenning. DJI ontvangt dezelfde volledige lijst geheimhoudernummers als de Nationale Politie.
Verwerken telefoonnummers (Nationale Politie, AIVD/MIVD* en DJI)
Ten behoeve van de nummerherkenning dienen advocaten hun beroepsmatig gebruikte telefoon- en faxnummers aan te leveren aan de secretaris van de algemene raad, net zoals advocaten op grond van artikel 8 van de Advocatenwet gegevens aanleveren voor het tableau. Hiervoor is een bestand opgezet van waaruit de nummers afzonderlijk aan de Nationale Politie, de AIVD/MIVD en DJI worden verstrekt. Dit bestand betreft persoonsgegevens, voor zover het telefoon- of faxnummer herleidbaar is tot een natuurlijk persoon. In dit geval gaat het om zakelijke telefoonnummers van advocaten, waaronder algemene kantoornummers, doorkiesnummers en mobiele nummers. Doorkiesnummers en mobiele nummers zijn meestal herleidbaar tot een bepaald persoon. Dat geldt ook voor kantoornummers van eenmanskantoren. Sommige telefoonnummers zijn dus direct herleidbaar tot een individu, andere niet. Omdat een combinatie van gegevens de nummers in het bestand herleidbaar maakt tot natuurlijke personen zijn de nummers aan te merken als persoonsgegevens in de zin van artikel 4, aanhef onder 1, van de Algemene verordening gegevensverwerking (hierna: “AVG”). Er is sprake van geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens. De Nederlandse orde van advocaten is de verwerkingsverantwoordelijke, bedoeld in artikel 4, aanhef onder 7, van de AVG, tot het moment van verstrekking van de gegevens aan de Nationale Politie, DJI of de AIVD/MIVD. De secretaris van de algemene raad is de verwerker, bedoeld in artikel 4, aanhef onder 8, van de AVG, van de persoonsgegevens.
Grondslag voor verwerking (Nationale Politie, DJI en AIVD/MIVD*)
De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van de Nederlandse orde (artikel 6, aanhef en onderdeel f, van de AVG). Dit is het belang om bij te dragen aan de bescherming van de kernwaarde van de vertrouwelijkheid door het af- en uitluisteren van geheimhoudercommunicatie te voorkomen (Nationale Politie/DJI) en de inbreuk op de vertrouwelijkheid te beperken (AIVD/MIVD). Dat draagt tevens bij aan het goed functioneren van de advocatuur als geheel en daarmee aan een goede rechtsbedeling.
Omdat het gaat om de registratie van zakelijke nummers in een beveiligde omgeving maakt de gegevensverwerking een geringe inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de advocaat. Deze inbreuk weegt minder zwaar dan het belang dat de gegevensverwerking dient, namelijk het waarborgen van de vertrouwelijkheid van geheimhoudercommunicatie.
Noodzakelijkheid, subsidiariteit en proportionaliteit (Nationale Politie, DJI en AIVD/MIVD*)
Het is in een rechtsstaat van essentieel belang dat cliënten zonder vrees voor openbaarmaking kunnen communiceren met hun advocaat. Die vertrouwelijkheid kan worden belemmerd of beperkt als instanties (zonder rechterlijke machtiging die doorbreking rechtvaardigt) telefoongesprekken kunnen afluisteren of opnames daarvan kunnen verwerken en bewaren. Om die reden is het noodzakelijk dat advocaten hun geheimhoudernummers registeren. Een andere reële mogelijkheid om het af- en uitluisteren van geheimhoudergesprekken te voorkomen (Nationale Politie, DJI) of te beperken (AIVD/MIVD) is er niet. Een systeem op basis van vrijwilligheid, is eerder bij DJI niet voldoende effectief gebleken.
De gegevensverwerking voldoet niet alleen aan de eis van subsidiariteit, maar ook aan die van de proportionaliteit. Vanwege het te beschermen belang, de vertrouwelijkheid van de communicatie tussen advocaten en hun cliënten in algemene zin, wordt het proportioneel geacht om de nummers van alle advocaten te verstrekken. Alle advocaten doen opgave van de eigen geheimhoudernummers.
De algemene raad stelt in een lagere regeling vast welke telefoon- en faxnummers daarnaast moeten worden opgegeven (artikel 6.10). Daarbij maakt de algemene raad onderscheid naargelang een advocaat de praktijk al dan niet in dienst uitoefent, de vorm van de samenwerking en de personen met wie wordt samengewerkt.
De op te geven nummers zijn noodzakelijkerwijs fijnmazig en gedetailleerd voorgeschreven om zo precies mogelijk aan te sluiten bij de technische mogelijkheden van het systeem en de afspraken met opsporingsinstanties. Alleen op die manier kan het systeem goed functioneren.
Overigens blijven er situaties bestaan waarin advocaten gesprekken voeren met hun doorkiesnummer, die toch niet gefilterd worden. Eén van de voorbeelden hiervan is het intern doorverbinden vanaf het algemene nummer. Alle bij nummerherkenning betrokken partijen aanvaarden dat het systeem om dit soort redenen niet 100% waterdicht zal zijn.
Slotoverwegingen proportionaliteit
Aangezien advocaten hun telefoon- en faxnummers moeten opgeven, zal er in de praktijk nagenoeg alleen maar gebeld worden met een van die opgegeven geheimhoudernummers. In het licht daarvan kunnen advocaten verplicht worden om ter waarborging van de vertrouwelijkheid van de communicatie te bellen via de opgegeven geheimhoudernummers. Om reden van proportionaliteit is het slechts bij zwaarwegende omstandigheden toegestaan om met een ander nummer te bellen dan een opgegeven geheimhoudernummer.
Overeenkomsten
De met partijen gemaakte afspraken zijn vastgelegd in drie vergelijkbare convenanten.
*Dit systeem is nog niet ingevoerd, de verwachte invoeringsdatum is in de loop van 2023.