NOvA onderschrijft aanbevelingen Commissie Telefonie voor Justitiabelen
Vandaag is het rapport van de Commissie Telefonie voor Justitiabelen gepubliceerd. Deze onafhankelijke commissie heeft het systeem van nummerherkenning bij de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) onderzocht. Het ministerie van Justitie en Veiligheid heeft de commissie ingesteld op aandringen van de NOvA nadat eind 2018 was gebleken dat een telefoongesprek tussen een advocaat en een cliënt in een penitentiaire inrichting was opgenomen. De NOvA kan zich vinden in de aanbevelingen van de commissie.
Hoe werkt het systeem van nummerherkenning?
Het is van groot belang dat het systeem van nummerherkenning, dat het vertrouwelijk contact tussen advocaten en hun cliënten moet waarborgen, goed werkt en betrouwbaar is.
Advocaten melden hun telefoon- en faxnummers aan in het systeem van nummerherkenning. De NOvA geeft deze nummers dagelijks door aan de Nationale Politie die de nummers in hun database van geheimhoudersnummers verwerkt. Deze nummers worden daarna automatisch herkend en kunnen niet meer real-time of naderhand worden afgeluisterd door de Nationale Politie.
Daarnaast kunnen advocaten vrijwillig nummers aanmelden bij het systeem van nummerherkenning van DJI. Voor deze vrijwilligheid is destijds gekozen omdat niet alle advocaten cliënten hebben die in inrichtingen verblijven. Het DJI-systeem werkt ook anders. Alle gesprekken die een gedetineerde voert vanuit een inrichting van DJI worden opgenomen. Bij gesprekken naar een geheimhoudersnummer wordt opname vóór totstandkoming van het gesprek verhinderd. Er kan dus ook niet real-time meegeluisterd worden.
Programmeerfouten en effecten daarvan
In het rapport van de Commissie Telefonie voor Justitiabelen worden twee verschillende fouten in de software van het nummerherkenningsysteem van DJI geconstateerd. Deze fouten hebben vanaf het begin (2013) in het systeem gezeten en zijn inmiddels hersteld. Als gevolg van deze fouten zijn diverse gesprekken tussen advocaten en hun cliënten opgenomen en voor een klein deel (vermoedelijk 0,3%) uitgeluisterd door DJI. Ook is een aantal opgenomen gesprekken na een vordering daartoe van het openbaar ministerie overgedragen door DJI aan de politie. Deze gesprekken zijn niet uitgeluisterd omdat de politie deze gesprekken door het systeem van nummerherkenning bij de Nationale Politie heeft gehaald, met als gevolg dat de geheimhoudersgesprekken eruit zijn ‘gefilterd’.
Niet alle DJI-inrichtingen werken met het systeem
De commissie heeft verder geconstateerd dat een aantal inrichtingen geen gebruik maakt van het systeem van nummerherkenning. Dit betreft de EBI in Vught en het Detentiecentrum in Rotterdam. Particuliere inrichtingen zijn zelf verantwoordelijk voor hun telefonievoorziening. Ook zij maken geen gebruik van het landelijke systeem. De NOvA was niet op de hoogte van deze uitzonderingen en zal er bij het ministerie op aandringen dat alle inrichtingen met het systeem van nummerherkenning gaan werken.
Aanbevelingen van de commissie en acties
1. Zorg voor een integrale (keten)benadering (NOvA en DJI)
De commissie constateert dat een integrale benadering van de materie ontbreekt en beveelt aan om de risico’s die zich kunnen voordoen gezamenlijk periodiek te inventariseren, periodiek gezamenlijke testen uit te voeren, een meldingsprocedure bij DJI te creëren als een opgenomen gesprek met een advocaat wordt ontdekt en het contractueel regelen door DJI van dagelijkse checks.
De NOvA is van mening dat deze integrale ketenbenadering een belangrijke voorwaarde is om vertrouwen in het systeem te kunnen behouden. De tussen de NOvA en DJI gemaakte afspraken in het convenant worden opnieuw bekeken en waar nodig aangepast. Het menselijk handelen bij DJI zal daarbij ook betrokken worden.
2. Zorg voor een volledige en correcte nummerlijst (NOvA)
De commissie constateert dat ook nadat de programmeerfouten zijn hersteld, nog steeds gesprekken met advocaten zijn opgenomen. Volgens de commissie wordt dit zeer waarschijnlijk veroorzaakt omdat de NOvA-lijst niet 100% dekkend is. De lijst bevat bijvoorbeeld verouderde telefoonnummers die advocaten vergeten zijn te laten schrappen en niet alle advocaten die met DJI te maken hebben of krijgen registreren hun nummers. Geadviseerd wordt periodiek controles uit te voeren of de nummers nog actueel en correct zijn. Verder ligt het voor de hand om de lijst die gebruikt wordt voor het systeem van nummerherkenning bij de Nationale Politie ook te gebruiken bij DJI.
De NOvA is met de commissie van mening dat met een systeem waarin de door alle advocaten opgegeven geheimhoudersnummers één op één worden doorgezet naar DJI, de volledigheid van de lijst aanzienlijk zal verbeteren. Omdat hierdoor ook de deelname aan het DJI-systeem voor alle advocaten verplicht wordt wil de NOvA deze stap pas overwegen als de integrale ketenbenadering is gerealiseerd. Voor deze stap is aanpassing van de regelgeving noodzakelijk. De advocaat blijft daarbij zelf verantwoordelijk voor de juiste invoer van zijn nummers.
Ook de wijze van invoering van de nummers wordt aangepast. Invoer kan straks eenvoudig via MijnOrde, in plaats van via de aparte nummerherkenningssite. Deze aanpassing is gepland in de eerste helft van 2020. Via de Ordeberichten wordt de balie daarover geïnformeerd. Vanuit de NOvA wordt een periodieke check op de juistheid van de registratie door de advocaten in gang gezet, zodat meer kan worden toegezien op het actueel houden van de nummers.
3. Pas het beleid over opnemen van gesprekken aan (DJI)
Volgens de commissie is in het huidige DJI-beleid, waarbij standaard alle gesprekken worden opgenomen, geen sprake van een zorgvuldige en periodieke belangenafweging. Van belang daarbij is dat slechts een zeer gering percentage daadwerkelijk wordt uitgeluisterd. De commissie beveelt aan het beleid bij DJI aan te passen van ‘standaard alles opnemen’ naar ‘gepersonaliseerd opnemen’. Daarnaast zouden meer maatregelen genomen moeten worden om de toepassing in de praktijk op het gebied van het opnemen en uitluisteren van gesprekken systematisch te monitoren.
4. Heroverweeg de bewaartermijn van opgenomen gesprekken (DJI)
De commissie beveelt DJI aan de bewaartermijn van acht maanden te verkorten. Dit voorkomt ook de kans op en de impact van fouten en beperkt datalekken.
5. Neem maatregelen om telefoneren persoonlijker te maken (DJI)
De commissie dringt aan bij DJI op meer inzet om het telefoneren te personaliseren vanwege misbruik dat gemaakt wordt (of kan worden) van telefoonkaarten.
Reactie minister
De minister heeft bij brief aan de Tweede Kamer van 13 december 2019 gereageerd op het rapport van de commissie. De minister laat weten met de meeste aanbevelingen aan de slag te gaan maar ziet vooralsnog geen aanleiding tot opvolging van de aanbevelingen ten aanzien van het beleid over het standaard opnemen. Dat baart de NOvA zorgen. De NOvA streeft ernaar om op korte termijn in gesprek te gaan met DJI om te onderzoeken of en zo ja welke nieuwe afspraken gemaakt kunnen worden.
Nieuwe incidenten
Na de totstandkoming van het rapport van de commissie heeft DJI nog twee incidenten bij de NOvA gemeld. Deze worden momenteel onderzocht. De NOvA houdt de balie hierover op de hoogte.
Meer informatie
• Nummerherkenning Nationale Politie en DJI
• Applicatie nummerherkenning (aanmelden en wijzigen van nummers)
• Veelgestelde vragen over nummerherkenning
• Nieuwsbericht Onafhankelijke commissie onderzoekt systeem van nummerherkenning DJI
• Nieuwsbericht Opnieuw signalen van opgenomen telefoongesprekken bij DJI
• Nieuwsbericht Nummerherkenningssysteem heeft gefaald; aangepast na signaal advocaat