Geheimhoudernummer kantoorverantwoordelijke

Nummerherkenning samen met Mijn Orde
Vanaf vandaag is de aparte Nummerherkenning-website geïntegreerd in Mijn Orde. Advocaten kunnen voortaan via Mijn Orde zowel hun gegevens registreren waarmee ze op het tableau staan als hun geheimhoudernummers beheren. Alle advocaten worden hier via een Ordebericht over geïnformeerd. Kantoorverantwoordelijken krijgen met meer veranderingen in het systeem te maken. Daarom treft u hieronder extra informatie aan.

Waarom deze verandering?
Cliënten moeten altijd vrijuit en vertrouwelijk kunnen spreken met hun advocaat, ook via de telefoon. Daarvoor is er het systeem van nummerherkenning. Telefoonnummers die in Mijn Orde zijn geregistreerd, worden herkend in het nummerherkenningssysteem van de Nationale Politie en niet afgeluisterd. Indien nummers ook voor DJI afgeschermd moeten worden, kan dat vanaf vandaag ook via Mijn Orde worden doorgegeven. Invoer en beheer van de geheimhoudernummers wordt daarmee gemakkelijker.

Wat verandert er voor u als kantoorverantwoordelijke?
U hoeft voortaan nog maar op één plek in te loggen, op Mijn Orde. U ziet dan uw eigen advocaatgegevens, u kunt als kantoorverantwoordelijke de kantoorgegevens (het algemene kantoornummer en faxnummer van het kantoor) aanpassen en u kunt hier de registratie van eventuele extra geheimhoudernummers bijhouden.

Hieronder de veranderingen op een rijtje:

  • Nummers automatisch overgezet. Het nummerherkenningportaal (nummerherkenning.advocatenorde.nl) is vervallen. Alle geheimhoudernummers en alle DJI-vinkjes bij deze geheimhoudernummers uit het nummerherkenningportaal zijn overgezet naar Mijn Orde.
  • Alle nummers van een kantoor zichtbaar. Alle nummers van een kantoor en van alle advocaten die daar werken zijn via Mijn Orde zichtbaar voor alle advocaten en gemachtigden van dat kantoor. Kijk hiervoor op het tabblad Geheimhoudernummers.
  • Eén inlog. Advocaten en kantoorverantwoordelijken (en hun gemachtigden) loggen voortaan allen op dezelfde manier in op Mijn Orde. Kantoorverantwoordelijken hebben na inloggen een aantal extra opties tot hun beschikking.
  • Pdf i.p.v. Excel. Het is niet langer mogelijk om de extra nummers van het kantoor te exporteren naar Excel en deze – na aanvulling – weer te importeren. Deze mogelijkheid is vervallen vanwege te grote veiligheidsrisico’s. De kantoorverantwoordelijke kan wel alle nummers van het kantoor exporteren naar een Pdf-bestand.
  • Altijd DJI-vinkje aan of uitzetten. Bij elk telefoonnummer moet voortaan expliciet een keuze worden gemaakt of dit nummer moet worden doorgegeven aan DJI.
  • Regulier of gemengd kantoor. De kantoorverantwoordelijke moet registreren of zijn advocatenkantoor een regulier of een gemengd kantoor is. Gebeurt dit niet, dan worden de algemene kantoornummers niet doorgegeven aan de Nationale Politie en DJI. Indien dit in het oude nummerherkenningportaal al was geregistreerd, is dit overgezet naar Mijn Orde.
  • Historie controle zichtbaar. Onderaan het BAR-registratiescherm kan de advocaat aangeven dat hij zijn gegevens heeft gecontroleerd en dat alles klopt. Zo is altijd terug te zien wanneer de gegevens voor het laatst zijn gecheckt. De historie van deze checks wordt bewaard en is voor de advocaat inzichtelijk. De deken heeft ook inzicht in deze ‘akkoord-vinkjes’. In de toekomst zou dit gebruikt kunnen worden bij het toezicht.
  • Verhuizing. Verhuist een advocaat naar een ander (bestaand of nieuw) advocatenkantoor, dan worden zijn persoonlijke telefoonnummers en e-mailadres gewist. Hij/zij moet zelf zijn persoonlijke telefoonnummers en e-mailadres behorende bij zijn nieuwe kantoor registreren. Bij het registreren van verhuizing in Mijn Orde wordt hier automatisch op gewezen. Hergebruikt een kantoor een telefoonnummer van een vertrokken advocaat, dan moet de nieuwe advocaat dat nummer zelf weer registreren.
  • Machtigingen op de advocatenpas.
    - Omdat de diensten Mijn Orde-Kantoorverantwoordelijke en Nummerherkenning zijn vervallen kunnen hiervoor in het advocatenpasportaal van QuoVadis geen machtigingen meer worden toegekend.
    - Machtigingen voor Mijn Orde-Kantoorverantwoordelijke en voor Nummerherkenning zijn automatisch omgezet in een machtiging voor Mijn Orde. Niemand verliest toegangsrechten die hij/zij had. Wel zullen er hierdoor gemachtigden zijn die nu binnen Mijn Orde meer mogen dan voorheen. Advocaten en kantoorverantwoordelijken die dit niet wensen moeten in het advocatenpasportaal van QuoVadis zelf de ongewenste machtigingen intrekken.
    - Machtigt een kantoorverantwoordelijke iemand anders voor Mijn Orde, dan omvat die machtiging zowel de kantoorgerelateerde functionaliteiten als de Nummerherkenning- functionaliteiten. Er kan niet worden gedifferentieerd in deze machtigingen. 

Controleer uw gegevens
Wij roepen u graag op om uw gegevens en die van uw kantoor te controleren en zo nodig aan te vullen of te corrigeren. Voor een goed werkend systeem van nummerherkenning is het immers van belang dat altijd actuele en juiste geheimhoudernummers geregistreerd zijn.

Meer informatie
Kijk voor meer informatie op advocatenorde.nl/geheimhoudernummer. Hier vindt u ook antwoorden op veelgestelde vragen. Staat uw vraag hier niet bij, neem dan contact op met het Informatiepunt voor advocaten via informatiepunt@advocatenorde.nl.